ເປັນຫຍັງການກວດກາຊັບສິນທ້າຍປີ ຈຶ່ງກາຍເປັນ "ຝັນຮ້າຍ" ທີ່ໜ້າປວດຫົວສຳລັບທຸລະກິດ — ພ້ອມແນວທາງການແກ້ໄຂຢ່າງມີປະສິດທິພາບ

ສຳລັບຝ່າຍບຸກຄະລາກອນ (HR), ຝ່າຍບໍລິຫານ (Admin) ແລະ ຝ່າຍບັນຊີ, ຊ່ວງທ້າຍສົກປີງົບປະມານມັກຈະຖືກປຽບທຽບວ່າເປັນ "ສົງຄາມທີ່ງຽບສະຫງົບ" — ເຊິ່ງເຕັມໄປດ້ວຍຄວາມກົດດັນ ແລະ ຄວາມຮັບຜິດຊອບອັນໜັກໜ່ວງ. ນອກຈາກຄວາມກົດດັນໃນການສະຫຼຸບລາຍງານ, ການຊຳລະສ່ວຍສາອາກອນ ແລະ ການຈັດງານລ້ຽງສັງສັນທ້າຍປີແລ້ວ, ພວກເຂົາຍັງຕ້ອງຜະເຊີນກັບວຽກງານໃຫຍ່ອີກຢ່າງໜຶ່ງ ນັ້ນຄື: ການກວດກາຊັບສິນ (Asset Inventory).

ບໍ່ວ່າບໍລິສັດຈະມີຂະໜາດໃດກໍຕາມ, ຂະບວນການກວດກາຊັບສິນແບບດັ້ງເດີມມັກຈະສ້າງຄວາມປວດຫົວໃຫ້ສະເໝີ. ລອງນຶກພາບກອງເຈ້ຍ A4 ທີ່ໜາເຕິ, ການຖກຖຽງກັນຢ່າງເຜັດຮ້ອນວ່າໂຕະໜ່ວຍໃດເປັນຂອງພະແນກໃດ, ຫຼື ພະນັກງານທີ່ຕ້ອງຄານເຂົ້າກ້ອງໂຕະທີ່ເຕັມໄປດ້ວຍຂີ້ຝຸ່ນເພື່ອຊອກເບິ່ງໝາຍເລກຊີຣຽວຂອງເຄື່ອງຈັກ... ທັງໝົດນີ້ສ້າງພາບລັກສະນະຂອງຄວາມວຸ່ນວາຍ ແລະ ຄວາມບໍ່ມີປະສິດທິພາບ.

ເປັນຫຍັງໃນຍຸກດິຈິຕອນແບບນີ້, ພວກເຮົາຈຶ່ງຍັງຍອມຮັບວິທີການເຮັດວຽກດ້ວຍມືທີ່ມີຄວາມສ່ຽງສູງແບບນັ້ນຢູ່? ແລະ ມັນມີທາງອອກທີ່ຈະປ່ຽນ "ຝັນຮ້າຍຂອງການກວດກາຊັບສິນ" ໃຫ້ກາຍເປັນຂະບວນການທີ່ຮາບລື່ນ, ຊັດເຈນ ແລະ ໂປ່ງໃສໄດ້ຫຼືບໍ່? ພວກເຮົາລອງມາຫາຄຳຕອບໂດຍການເຈາະເລິກເຖິງຄວາມເປັນຈິງໃນປະຈຸບັນ ແລະ ໂຊລູຊັນ ການຄຸ້ມຄອງຊັບສິນດ້ວຍ QR Code ຜ່ານລະບົບ Web-based.

1. ຄວາມຈິງທີ່ "ທັງຫົວທັງໄຫ້" ຂອງຂະບວນການກວດກາຊັບສິນແບບດັ້ງເດີມ

ຫາກທ່ານບໍ່ເຄີຍມີສ່ວນຮ່ວມໃນການກວດສອບຊັບສິນຢ່າງເຕັມຮູບແບບດ້ວຍຕົນເອງ, ມັນຄົງຍາກທີ່ຈະນຶກພາບເຖິງຄວາມຊັບຊ້ອນຂອງມັນ. ສຳລັບບໍລິສັດທີ່ຍັງເພິ່ງພາວິທີການແບບດັ້ງເດີມ, ຂະບວນການມັກຈະເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍການດຶງລາຍຊື່ຊັບສິນອອກຈາກ Excel ແລ້ວສັ່ງພິມອອກມາ. ຈາກນັ້ນ, ຄະນະກຳມະການກວດກາຊັບສິນກໍຈະແບ່ງກັນໄປ "ນັບ" ທຸກຢ່າງແບບຫ້ອງຕໍ່ຫ້ອງ.

ອຸປະສັກທຳອິດແມ່ນການລະບຸຕົວຕົນ. ໃນລາຍຊື່ອາດຈະລະບຸວ່າ: "ໂຕະໄມ້ອຸດສາຫະກຳ 1.2 ແມັດ - ຈຳນວນ: 50 ໜ່ວຍ." ເມື່ອທ່ານຍ່າງເຂົ້າໄປໃນຫ້ອງການ ກໍຈະເຫັນໂຕະ 50 ໜ່ວຍ ທີ່ຄືກັນເປະ. ໜ່ວຍໃດທີ່ຄິດໄລ່ຄ່າຫຼຸ້ຍຫ້ຽນໝົດແລ້ວ? ໜ່ວຍໃດທີ່ຫາກໍຊື້ເດືອນແລ້ວ? ແລະ ໜ່ວຍໃດທີ່ມອບໝາຍໃຫ້ພະນັກງານ A? ຄວາມບໍ່ຊັດເຈນນີ້ເຮັດໃຫ້ການກວດກາຊັບສິນກາຍເປັນເກມເດົາ, ສົ່ງຜົນໃຫ້ຂໍ້ມູນທີ່ໄດ້ມາເປັນພຽງການ "ໝາຍຕິກໃຫ້ແລ້ວໄປ" ຫຼາຍກວ່າຄວາມຖືກຕ້ອງແທ້ຈິງ.

ຕໍ່ມາແມ່ນບັນຫາເລື່ອງປ້າຍຊື່. ບາໂຄດ (Barcode) ຫຼື ປ້າຍເຈ້ຍທີ່ຂຽນດ້ວຍມືມັກຈະຫຼຸດລອກ, ຈາງຫາຍ ຫຼື ຖືກຂີ້ຝຸ່ນເກາະຈົນເບິ່ງບໍ່ເຫັນຫຼັງຈາກຜ່ານໄປໜຶ່ງປີ. ພະນັກງານຕ້ອງເສຍເວລາຫຼາຍໃນການພະຍາຍາມອ່ານ ແລະ ຈົດບັນທຶກຕົວເລກທີ່ຍາວຢຽດ. ຫາກພິມຜິດພຽງຕົວດຽວ, ຂະບວນການກວດສອບທັງໝົດກໍຈະບໍ່ມີຄວາມໝາຍທັນທີ. ຄວາມກົດດັນດ້ານເວລາ ບວກກັບຄວາມອິດເມື່ອຍຈາກການຍ່າງຂຶ້ນລົງລະຫວ່າງຊັ້ນ ແລະ ສາງເຄື່ອງ ແມ່ນສາເຫດຫຼັກທີ່ເຮັດໃຫ້ຂໍ້ມູນຄາດເຄື່ອນ (Human Error).

2. ຜົນກະທົບຂອງການກວດກາຊັບສິນທີ່ "ຊັກຊ້າ ແລະ ບໍ່ແນ່ນອນ"

ໄລຍະເວລາການກວດກາຊັບສິນທີ່ແກ່ຍາວ ບໍ່ພຽງແຕ່ລົບກວນການດຳເນີນທຸລະກິດເທົ່ານັ້ນ, ແຕ່ມັນຍັງສ້າງຕົ້ນທຶນທີ່ແຝງຢູ່ຢ່າງມຫາສານ.

• ທຳອິດ, ສິ້ນເປືອງຄ່າແຮງງານ: ແທນທີ່ຈະສຸມໃສ່ວຽກງານຫຼັກຂອງຕົນ, ພະນັກງານຕ້ອງເສຍເວລາ 3 ຫາ 5 ມື້ — ບາງຄັ້ງອາດເປັນອາທິດ — ເພື່ອນັບຊັບສິນ. ເມື່ອປ່ຽນຊົ່ວໂມງເຮັດວຽກເຫຼົ່ານີ້ເປັນເງິນເດືອນ, ບໍລິສັດກຳລັງຈ່າຍລາຄາທີ່ສູງຫຼາຍໃຫ້ກັບວຽກງານທີ່ສາມາດເຮັດໃຫ້ເປັນລະບົບອັດຕະໂນມັດໄດ້.
• ທີສອງ, ຂໍ້ມູນຊັກຊ້າ: ດ້ວຍວິທີການແບບດັ້ງເດີມ, ຫຼັງຈາກຂຽນໃສ່ເຈ້ຍແລ້ວ, ພະນັກງານຕ້ອງກັບມາຫ້ອງການເພື່ອປ້ອນຂໍ້ມູນຄືນໃສ່ຄອມພິວເຕີດ້ວຍມື. ສິ່ງນີ້ເຮັດໃຫ້ເສຍເວລາຕື່ມອີກຫຼາຍມື້ໃນການຮວບຮວມ ແລະ ແກ້ໄຂຂໍ້ຜິດພາດ. ກວ່າລາຍງານຈະໄປຮອດໂຕະຂອງຜູ້ບໍລິຫານ, ຂໍ້ມູນນັ້ນອາດຈະບໍ່ກົງກັບຄວາມເປັນຈິງແລ້ວ ເພາະຊັບສິນອາດຖືກຍ້າຍ ຫຼື ເປ່ເພໄປໃນລະຫວ່າງນັ້ນ.

ເພື່ອແກ້ໄຂບັນຫານີ້ທີ່ຕົ້ນເຫດ, ທຸລະກິດຈຳເປັນຕ້ອງປ່ຽນຈາກ "ການຄຸ້ມຄອງແບບຄົງທີ່" (Static Management) ໄປສູ່ "ການຄຸ້ມຄອງແບບເຄື່ອນໄຫວ" (Dynamic Management). ຂັ້ນຕອນທຳອິດ ແລະ ສຳຄັນທີ່ສຸດແມ່ນການສ້າງມາດຕະຖານລະບົບການລະບຸຕົວຕົນຕັ້ງແຕ່ເລີ່ມຕົ້ນ. ທ່ານສາມາດສຶກສາເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບການຕິດປ້າຍຊື່ ແລະ ການຕັ້ງຄ່າລະບົບໄດ້ໃນ ຄູ່ມືການຄຸ້ມຄອງຊັບສິນດ້ວຍ QR Code ເພື່ອເບິ່ງພາບລວມກ່ອນທີ່ຈະເລີ່ມນຳໃຊ້ໂຊລູຊັນທາງເຕັກໂນໂລຊີ.

3. ການປະຕິວັດແບບ "ໄຮ້ການສຳຜັດ" ດ້ວຍ Nine Asset ແລະ QR Code

ການມາເຖິງຂອງເຕັກໂນໂລຊີ QR Code ໄດ້ປ່ຽນໂສມໜ້າການຄຸ້ມຄອງຊັບສິນໄປຢ່າງສິ້ນເຊີງ. ບໍ່ຕ້ອງມີບິກ ແລະ ເຈ້ຍອີກຕໍ່ໄປ, ບໍ່ຕ້ອງເພັ່ງສາຍຕາເບິ່ງໝາຍເລກຊີຣຽວ — ໂຊລູຊັນ Nine Asset ມອບປະສົບການການກວດກາຊັບສິນຮູບແບບໃໝ່ທີ່ຂັບເຄື່ອນດ້ວຍລະບົບ Web-based Application.

ຂໍ້ດີທີ່ສຸດຂອງ Nine Asset ແມ່ນຄວາມສະດວກສະບາຍແບບ "ໄຮ້ຂີດຈຳກັດ". ທຸລະກິດບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງລົງທຶນຊື້ເຄື່ອງສະແກນລາຄາແພງ, ແລະ ພະນັກງານກໍບໍ່ຕ້ອງເສຍພື້ນທີ່ຈັດເກັບໃນມືຖືເພື່ອດາວໂຫຼດແອັບຯທີ່ຊັບຊ້ອນ. ທຸກຢ່າງເຮັດວຽກໄດ້ຢ່າງຮາບລື່ນຜ່ານເວັບບຣາວເຊີໃນສະມາດໂຟນ (ເຊັ່ນ Chrome ຫຼື Safari).

ກົນໄກການເຮັດວຽກແມ່ນງ່າຍດາຍ: ຊັບສິນແຕ່ລະຢ່າງຈະຖືກກຳນົດ "Digital ID" ໃນຮູບແບບຂອງ QR Code. ລະຫັດນີ້ຈະບັນຈຸລິ້ງໂດຍກົງໄປຫາຂໍ້ມູນຂອງຊັບສິນທີ່ຖືກຈັດເກັບໄວ້ໃນລະບົບ Cloud.

ໃນລະຫວ່າງການກວດກາ, ພະນັກງານພຽງແຕ່ໃຊ້ສະມາດໂຟນເຂົ້າເຖິງເວັບໄຊທ໌ Nine Asset, ເລືອກໂໝດ "Scan" ໂດຍກົງໃນບຣາວເຊີ, ແລ້ວສ່ອງກ້ອງໄປທີ່ QR Code ຢູ່ເທິງອຸປະກອນ. ເມື່ອຢືນຢັນແລ້ວ, ລະບົບຈະເຮັດວຽກເບື້ອງຫຼັງໂດຍອັດຕະໂນມັດ: ກວດສອບການມີຢູ່ຂອງຊັບສິນ, ອັບເດດສະຖານທີ່ຕັ້ງຕົວຈິງ, ແລະ ບັນທຶກເວລາລວມທັງຊື່ຜູ້ກວດກາ. ຄວາມໄວໃນການປະມວນຜົນແມ່ນໄວຫຼາຍ — ໃຊ້ເວລາບໍ່ຮອດ 2 ວິນາທີຕໍ່ຊັບສິນໜຶ່ງຢ່າງ — ເຮັດໃຫ້ເວລາໃນການກວດກາຊັບສິນທັງໝົດຫຼຸດລົງເຖິງ 10 ເທົ່າ ເມື່ອທຽບກັບວິທີການແບບດັ້ງເດີມ.

4. ຄວາມໂດດເດັ່ນຂອງຟີເຈີ "ການກວດສອບແບບຮຽວທາມ" (Real-Time Audit)

ຄວາມແຕກຕ່າງທີ່ໃຫຍ່ທີ່ສຸດລະຫວ່າງ Nine Asset ກັບ Excel ຫຼື ວິທີການແບບດັ້ງເດີມ ແມ່ນຄວາມສາມາດໃນການຊິງຄ໌ຂໍ້ມູນທັນທີ (Real-time Sync) ເທິງແພລດຟອມຄລາວ.

ລອງນຶກພາບວ່າທ່ານເປັນຜູ້ບໍລິຫານທີ່ນັ່ງຢູ່ໃນຫ້ອງການກາງ, ຕິດຕາມຄວາມຄືບໜ້າຜ່ານໜ້າຈໍຄອມພິວເຕີ. ໃນຂະນະດຽວກັນ, ຢູ່ໂຮງງານ ຫຼື ສາຂາຕ່າງໆ, ພະນັກງານກຳລັງໃຊ້ສະມາດໂຟນເຂົ້າເວັບໄຊທ໌ Nine Asset ແລະ ສະແກນລະຫັດ. ທຸກໆການສະແກນຈະຖືກອັບເດດທັນທີໃນ Dashboard ຂອງທ່ານ: ຈຳນວນທີ່ກວດກາແລ້ວ, ລາຍການທີ່ຍັງເຫຼືອ ແລະ ສະຖານະຂອງຊັບສິນ.

ທີ່ສຳຄັນ, ລະບົບຍັງຮອງຮັບ ການກວດສອບຂໍ້ມູນອັດຕະໂນມັດ. ຕົວຢ່າງ: ຫາກພະນັກງານກຳລັງກວດກາຢູ່ໃນ "ສາງເຄື່ອງ" ແຕ່ໄປສະແກນຖືກຄອມພິວເຕີໂນດບຸກທີ່ມີຂໍ້ມູນລະບຸວ່າເປັນຂອງ "ຫ້ອງປະຊຸມ". ຊອບແວຈະກວດພົບ ແລະ ແຈ້ງເຕືອນທັນທີວ່າເປັນ "ຊັບສິນເກີນ" (ຫຼື ຢູ່ຜິດບ່ອນ) ເມື່ອທຽບກັບລາຍຊື່ທີ່ຄາດໄວ້. ສິ່ງນີ້ຊ່ວຍໃຫ້ຜູ້ບໍລິຫານສາມາດກວດພົບການເຄື່ອນຍ້າຍຊັບສິນໂດຍບໍ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດໄດ້ທັນທີ ໂດຍບໍ່ຕ້ອງລໍຖ້າໃຫ້ການກວດກາສິ້ນສຸດແລ້ວຈຶ່ງມານັ່ງກວດສອບຄືນດ້ວຍມື.

ນອກຈາກນັ້ນ, ເນື່ອງຈາກເປັນລະບົບ Web-based ທັງໝົດ, Nine Asset ຈຶ່ງຕັດບັນຫາເລື່ອງການຕິດຕັ້ງ ຫຼື ຄວາມເຂົ້າກັນໄດ້ລະຫວ່າງມືຖືລຸ້ນຕ່າງໆ. ທຸລະກິດສາມາດນຳໃຊ້ລະບົບນີ້ໃຫ້ກັບພະນັກງານຫຼາຍຮ້ອຍຄົນໄດ້ພາຍໃນບໍ່ເທົ່າໃດນາທີ, ບໍ່ວ່າພວກເຂົາຈະໃຊ້ Android, iPhone ຫຼື ແທັບເລັດກໍຕາມ.

ການຫັນເປັນດິຈິຕອນ (Digital Transformation) ບໍ່ແມ່ນພຽງແຕ່ກະແສ, ແຕ່ມັນແມ່ນຄວາມຈຳເປັນເພື່ອຄວາມຢູ່ລອດ ແລະ ການເພີ່ມປະສິດທິພາບໃນການດຳເນີນງານ. ການນຳໃຊ້ເຕັກໂນໂລຊີເຂົ້າໃນ ການຄຸ້ມຄອງຊັບສິນ ບໍ່ພຽງແຕ່ຊ່ວຍຫຼຸດຜ່ອນຄວາມກົດດັນໃຫ້ຝ່າຍ HR ແລະ ບັນຊີໃນຊ່ວງລະດູການກວດກາຊັບສິນເທົ່ານັ້ນ — ແຕ່ມັນຍັງຊ່ວຍໃຫ້ເຈົ້າຂອງທຸລະກິດຮັກສາຕົ້ນທຶນ ແລະ ປ້ອງກັນການສູນເສຍ ຫຼື ສິ້ນເປືອງໄດ້ອີກດ້ວຍ.

ແທນທີ່ຈະເສຍເວລາອັນມີຄ່າໃນຊ່ວງທ້າຍປີໄປກັບຂີ້ຝຸ່ນ ແລະ ກອງເອກະສານ, ປ່ອຍໃຫ້ເຕັກໂນໂລຊີຈັດການວຽກໜັກເຫຼົ່ານັ້ນແທນ. ຂະບວນການກວດກາຊັບສິນທີ່ຮາບລື່ນ, ຊັດເຈນ ແລະ ເປັນມືອາຊີບ ຄືການເລີ່ມຕົ້ນທີ່ສົມບູນແບບສຳລັບສົກປີງົບປະມານໃໝ່ທີ່ປະສົບຜົນສຳເລັດ.

ເຖິງເວລາແລ້ວທີ່ທຸລະກິດຂອງທ່ານຈະຕ້ອງບອກລາໄຟລ໌ Excel ທີ່ວຸ່ນວາຍ. ເລີ່ມຕົ້ນການເດີນທາງສູ່ການເປັນດິຈິຕອນຂອງຊັບສິນ ແລະ ສຳຜັດກັບຄວາມສະດວກສະບາຍທີ່ເໜືອກວ່າໄດ້ແລ້ວມື້ນີ້ທີ່ Ninecheck.one.